Komunikasi Organisasi Dan Fatwa Isu Berdasarkan Para Ahli

Komunikasi Organisasi dan Aliran Informasi Menurut Para Ahli - Dalam artikel ini akan menjabarkan tentang Komunikasi Organisasi dan anutan informasi, meliputi: arah aliran, dan muatan komunikasi (load communication). Melalui artikel ini diharapkan bisa menemukan dan memecahkan perkara komunikasi yang terjadi dalam organisasi dengan memakai konsep dan pendekatan dalam komunikasi organisasi.

Komunikasi Organisasi dan Aliran Informasi

Tantangan terbesar dalam komunikasi organisasi yaitu memastikan proses pendistribusian dan penerimaan informasi sanggup berjalan dengan baik pada setiap bagaian yang ada dalam organisasi. Proses ini berafiliasi dengan anutan informasi. Aliran informasi erat kaitannya dengan insan sebagai elemen penting dalam organisasi. Manusia sebagai anggota organisasi melaksanakan pekerjaannya tentu saja dengan memakai komunikasi. Dalam komunikasi tentu saja terjadi anutan informasi, baik dari satu orang ke satu orang lainnya, atau satu ke banyak, dan lain-lain. Proses anutan informasi ialah proses yang rumit lantaran anutan informasi besar lengan berkuasa juga terhadap iklim dan adab organisasi sedangkan biasanya informasi yang seharusnya terjadi dalam struktur sering bukan ibarat itu yang terjadi.

Pada sesi sebelumnya kita sudah mengulas tentang anutan informasi dalam komunikasi organisasi. Kemudian pada sesi ini kita akan mengulas tentang arah anutan informasi dan muatan informasi. Dari sekian banyak hal yang diulas pada komunikasi organisasi, cuilan inilah sanggup dikatakan sebagai inti dari komunikasi organisasi. Hal ini dikarenakan intinya yang dibahas dalam komunikasi organisasi yaitu terkena anutan informasi dan arah anutan dan muatan informasi dalam organisasi.

Pertukaran informasi atau anutan informasi yang didistribusikan oleh tiap insan dalam organisasi ialah elemen penting dalam acara organisasi. Oleh lantaran itu penting rasanya kita mengetahui dan mempelajari bagaimana organisasi memberikan dan mendapatkan informasi dari cuilan yang satu ke cuilan yang lain, individu satu ke individu yang lain Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, bahwa proses anutan informasi ialah proses yang rumit lantaran hal ini berkaitan dengan rumitnya tingkatan struktur dalam organisasi, sehingga anutan informasi ini sanggup besar lengan berkuasa terhadap efisiensi kerja organisasi.

Dalam komunikasi organisasi kita juga membicarakan informasi yang berpindah secara formal dari seseorang yang otoritasnya lebih tinggi kepada orang lain yang otoritasnya lebih rendah (komunikasi kebawah); informasi yang bergerak dari suatu jembatan yang otoritasnya lebih rendah kepada orang yang otoritasnya lebih tinggi (komunikasi ke atas); informasi yang bergerak di antara orang-orang dan jabatan-jabatan yang sama tingkat otoritasnya (komunikasi horizontal); atau informasi yang bergerak di antara orang-orang dan jabatan-jabatan yang tidak menjadi atasan ataupun bawahan satu dengan yang lainnya dan mereka menempati cuilan fungsional yang tidak sama (komunikasi lintas saluran).

image source: www.tekara.com

baca juga: 

• Definisi dan Teori Komunikasi Organisasi Menurut Para Ahli

• Etika Komunikasi dalam Konteks Organisasi Menurut Para Ahli

• Proses dan Peran Komunikasi Dalam Organisasi

• Sifat dan Pola Aliran Informasi dalam Komunikasi Organisasi

Arah Aliran Informasi

Ada empat arah formal anutan komunikasi yaitu : Komunikasi ke bawah, Komunikasi ke atas, Komunikasi Horizontal dan Komunikasi Lintas Saluran. Mari kita coba simak lebih jauh terkait klarifikasi dari masing-masing anutan diberikut ini:

Komunikasi ke bawah (Downward Communication)

Komunikasi ke bawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepadan mereka yang berotoritas lebih rendah. Ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan pertama informasi terkena bagaimana melaksanakan pekerjaan, kedua informasi terkena dasar pemikiran untuk melaksanakan pekerjaan, ketiga informasi terkena kebijakan dan praktik-praktik organisasi, keempat informasi terkena kinerja pegawai, kelima informasi untuk mengembangkan rasa mempunyai tugas.

Tujuan komunikasi ke bawah:

1. Menyediakan instruksi spesifik terkena kiprah atau pekerjaan dan bagaimana cara melakukannya. Intruksi kerja ini mencakup aneka macam bentuk ibarat citra kerja, supervisor guidance, dan aneka macam kode dan perintah.
2. Menyediakan karyawan rasional untuk mengerjakan kiprah atau pekerjaan tertentu dan memahami bagaimana pekerjaan tersebut terkait dengan pekerjaan lainnya.
3. Untuk menyediakan data yang dibutuhkan ibarat prosedur, kebijakan dan praktek-praktek yang dilakukan oleh organisasi.terkena prosedur, kebijakan, dll perlu di sosialisasikan lantaran ini erat kaitannya dengan iklim organisasi.
4. Menyediakan umpan balik kinerja untuk karyawan terkena apa yang sudah mereka lakukan. Dalam informasi, umpan balik sanggup dikategorikan penting, apalagi hal ini berkenaan dengan kemajuan karir seseorang. Umpan balik juga dibutuhkan untuk karyawan untuk mengerti prediksi peluang karirnya termasuk didalamnya petes atau pengembangan apa yang harus diikuti untuk memenuhi hal tersebut.
5. Menyediakan informasi yang akan mengakibatkan kepercayaan serta keyakinan pada misis dan pemahaman terhadap tujuan organisasi.

Persepsi karyawan terkena komunikasi ke bawah

Dalam penelitian yang dilakukannya, Gibson (1986) menemukan tanda-tanda bahwa jikalau karyawan merasa mereka tidak mendapatkan informasi yang cukup maka ia akan merasa terasingkan dari organisasinya. Mereka merasa bahwa pekerjaan yang mereka lakukan tersebut tidak berarti atau tidak penting. Sebaliknya jikalau mereka mendapatkan informasi yang cukup maka mereka akan menjadi lebih produktif. Selain itu berdasarkan Gibson karyawan lebih bahagia mendapatkan informasi dari atasan eksklusif atau melalui rapat dengan manajemen.

Model Komunikasi

Ada dua metode yang dipakai dalam komunikasi ke bawah yaitu :

1. Komunikasi ekspresi mempunyai kelebihan dalam hal kecepatan. Informasi sanggup cepat dan eksklusif tersedia melalui komunikasi lisan. Komunikan dalam hal ini bawahan akan merasa puas lantaran administrasi menyediakan waktu untuk berbicara dengannya secara personal. Biasanya pesan yang disampaikan secara personal ibarat ini akan lebih diperhatikan.

Dalam komunikasi ekspresi terdapat distorsi komunikasi. Distorsi sanggup terjadi disengaja atau tidak disengaja. Distorsi yang disengaja dalam komunikasi kebawah yaitu lantaran dua hal besar yaitu lantaran atasan kurang bahagia mempersembahkan umpan balik dan yang kedua yaitu lantaran atasan tidak tega dalam memberikan pesan atau kabar buruk.

Distorsi yang tidak disengaja biasanya lantaran kebimbangan atasan untuk memberikan atau tidak memberikan pesan. Kebimbangan mempersembahkan umpan balik disebabkan lantaran dua hal yaitu status dan kompetisi. Status dalam arti atasan disatu sisi yaitu keharusan ia mempersembahkan perintah lantaran ia yaitu atasan tetapi di sisi lainnya ia ingin merasa bahwa yang ada di bawahnya yaitu mitra atau sesama karyawan. Keengganan yang dipicu oleh kompetisi yaitu rasa takut bersaing dengan bawahan lantaran persaingan ialah hal yang biasa terjadi dalam organisasi. Gorden Lippit dalam Gibson pertanda hal-hal yang membuat komunikasi ke bawah kurang berhasil diantaranya yaitu lantaran kurangnya komunikasi dua arah, waktu yang kurang tepat, formalisasi yang berlebihan, atasan tidak asensitif atas isu yang terjadi, atasan yang defensi, dll.

2. Metode tulis dalam komunikasi ke bawah yaitu lebih formal, permguan/tetap dan yang paling sering digunakan. Kekurangannya yaitu terlalu banyaknya memo yang disampaikan membuat karyawan bosan, galau atau akan menjadi apatis terhadap pesan tertulis yang hingga padanya. Namun metode tulis ini sanggup mengingatkan karyawan tentang suatu pesan dan menciptakannya bisa membacanya berulang-ulang untuk lebih memahami pesan tersebut. Metode tulis juga sanggup mengurangi distorsi atas ketidak percayaan terhadap informasi yang disampaikan secara lisan. 

Berikutnya, metode ini sanggup dipakai sebagai data rekam formal dan sanggup dipakai dimasa hadir.

3. Tulisan diikuti lisan

4. Lisan diikuti tulisan

Berikut ini yaitu citra terkena memanfaatkan kedua metode dalam organisasi

Situasi	Paling Efektif	Paling Tidak Efektif
Penyampaian informasi yang memerlukan tindakan secara pegawai	Lisan di ikuti tulisan	Tulisan saja
Informasi yang memerlukan tindakan pegawai pada waktu menhadir	Tulisan saja	Lisan saja
Penyampaian informasi yang bersifat umum	Tulisan saja	Lisan saja
Penyampain kode atau pemerintah perusahaan	Lisan di ikuti tulisan	Lisan saja
Penyampaian informasi terkena perubahan kebijakan perusahaan yang penting	Lisan di ikuti tulisan	Lisan saja
Penyampaian kemajuan kerja kepada penyelia eksklusif anda	Lisan di ikuti tulisan	Lisan saja
Promosi kampanye keamanan	Lisan di ikuti tulisan	Lisan saja
Pemdiberian kebanggaan kepada pegawai atas prestasi kerjanya	Lisan di ikuti tulisan	Tulisan saja
Pemdiberian teguran kepada pegawai atas kelalaian kerjanya	Lisan saja	Tulisan saja
Penyelesaian perselisihan diantara para pegawai terkena perkara kerja	Lisan saja	Tulisan saja

Ada 6 kriteria yang sering dipakai untuk menentukan metode penyampaian informasi kepada para pegawai, yaitu:

1. Ketersediaan, metode yang tersedia cenderung dipergunakan dan sanggup dimenambahkan untuk suatu agenda keseluruhan yang lebih efektif.
2. Biaya, metode yang dinilai paling murah cenderung dipilih untuk penyebaran informasi yang nilai rutin dan tidak mendesak
3. Pengaruh, metode yang sepertinya memdiberi efek lebih sering dipilih dari pada metode yang baku
4. Relevansi, metode yang tampak paling relevan dengan tujuan akan lebih dipilih
5. Respons, metode yang dipilih akan dipengaruhi oleh ketentuan apakah dikehendaki atau dibutuhkan respons khusus terhadap informasi
6. Keahlian, metode yang sepertinya sesuai dengan kemampuan pengirim untuk menggunakannya dan dengan kemampuan mendapatkan untuk memahaminya cenderung lebih dipilih

Berdasarkan perkiraan bahwa komunikasi kebawah sanggup memperbaiki kinerja maka seharusnya atasan mau memperbaiki kemampuan komunikasinya.

Komunikasi ke atas (Upward Comunication)

Komunikasi keatas dalam komunikasi organisasi berarti bahwa informasi mangalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ketingkat yang lebih tinggi (penyelia). Jenis komunikasi ini biasanya mencakup beberapa aspek:

1. Kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan. Artinya, apa yang sedang terjadi dipekerjaan, seberapa jauh pencampaiannya, apa yang masih harus dilakukan, dan perkara lainnya yangs serupa
2. Maslah yang berkaitan dengan pekerjaan dan pertanyaan yang belum terjawaban
3. Berbagai gagasan untuk perubahan dan masukan-masukan perbaikan
4. Perasaan yang berkaitan dengan pekerjaan terkena organisasi, pekerjaan itu sendiri, pekerjaan lainnya dan perkara lainnya yang serupa

Komunikasi keatas penting lantaran beberapa alasan:

1. Memdiberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya.
2. Memdiberitahukan kepada penyelia kapan bawahan siap mendapatkan informasi dan seberapa baik bawahan mendapatkan apa yang dikatakan kepada mereka
3. Mendorong, memungkinkan, omelan dan keluh-kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling akrab dengan operasi-operasi sebenarnya
4. Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas dengan memdiberi peluang kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta masukan-masukan terkena operasi organisasi
5. Mengijinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari anutan informasi ke bawah
6. Memmenolong pegawai mengatasi perkara pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan dengan pekerjaan dan dengan organisasi tersebut

Ada empat hal yang harus dikomunikasikan keatas:

1. Memdiberitahukan apa yang dilakukan bawahan terkena prestasi, kemajuan , dan planning masa depan
2. Menjelaskan problem kerja yang belum dipecahkan dan mungkin memerlukan menolongan
3. Memdiberikan masukan untuk perbaikan dalam unit-unit atau dalam keseluruhan organisasi
4. Mengungkapkan perasaan pikiran tentang pekerjaan mereka, rekan kerja, organisasi

Pada kenyataannya komunikasi ke atas tidaklah gampang, karna disebabkan oleh aneka macam factor diantaranya sebagai diberikut:

1. Kecenderungan pegawai menyembunyikan pikiran mereka
2. Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak tertarik kepada perkara pegawai
3. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai
4. Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak dipat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan

Adapun solusi untuk mengatasi hambatan komunikasi ke atas yaitu sebagai diberikut:

1. Harus direncanakan
2. Berlangsung secara berkesinambungan
3. Menggunakan kanal rutin
4. Menitikberatkan kepekaan dan penerimaan dalam pemasukan gagasan dari tingkat yang lebih rendah
5. Mencakup dan mendengarkan secara adil
6. Mencakup tindakan untuk mengatasi masalah
7. Menggunakan aneka macam media dan metode untuk meningkatkan anutan informasi

Komunikasi Horisontal/Lateral

Komunikasi Horizontal terdiri dari penyampaian informasi diantara rekan-rekan sejawat didalam unit kerja yang sama. Unit kerja mencakup individu-individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan mempunyai atasan yang sama. Adapun tujuan komunikasi horizontal dalam sebuah organisasi diantaranya sebagai diberikut:

1. Mengkoordinasikan penugasan kerja.
2. Berbagi informasi terkena planning dan kegiatan
3. Untuk memecahkan masalah
4. Untuk memperoleh pemahaman bersama
5. Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi perbedaan
6. Menumbuhkan pemberian antar personal

Tipe dari komunikasi horizontal ini yaitu biasanya kurang formal dibandingkan komunikasi ke atas. Biasanya dalam komunikasi ini melibatkan komunikasi antar anggota dari pada dengan atasan. Biasanya komunikasi ini disampaikan melalui telepon, even sosial ibarat gathering, rapat dan pertemuan, kelompok kerja. Komunikasi ibarat ini juga sanggup disampaikan secara tertulis melalui memo informal antar mereka dan sanggup juga dibangun melalui media produktivity invorment group.

Berbagai penelitian sebut bahwa komunikasi semacam ini lebih efektif di bandingkan komunikasi yang lain tetapi tetap saja ada belum sempurnanyanya yaitu menjadikan struktur ke atas lemah dan berkurangnya mekanisme filter. Komunikasi horizontal ini juga mempunyai adanya distorsi. Distorsi yang disengaja muncul bersamaan dengan gosip atau rumor yang biasanya memang muncul dalam komunikasi horizontal. Misalnya cuilan penjualan sering menilai cuilan produksi lambat dalam memproduksi barang sementara pesanan sudah banyak. Hal ini diakibatkan oleh ketidak tahuan atau ketidak mau tahuan pihak penjualan tentang perkara yang dihadapi cuilan produksi, contohnya perkara kurangnya modal, bahan,dll.

Distorsi yang tidak disengaja terjadi lantaran karyawan cenderung menggantikan komunikasi vertikal dengan komunikasi horizontal.hal ini terjadi karen karyawan lebih nyaman berkomunikasi dengan kawannya dari pada dengan atasan. Menjadikan komunikasi yang kurang terkontrol.

Komunikasi lintas saluran

Dalam kebanyakan organisasi, muncul harapan pegawai untuk membuatkan informasi melewati batas-batas fungsional dengan individu yang tidak menduduki posisi atasan maupun bawahan mereka misalnya, bagian-bagian ibarat metode, penelitian, akunting, dan personalia mengumpulkan data, laporan, planning persiapan, kegiatan koordinasi, dan membuat nasehat kepada manager terkena pekerjaan pegawai ditiruana cuilan organisasi. Mereka melintasi jalur fungsional dan berkomunikasi dengan orang-orang diawasi dan mengawasi tetapi bukan atasan atau bawahan mereka. Mereka tidak mempunyai otoritas lini untuk mengarahkan orang-orang yang berkomunikasi dengan mereka dan terutama harus mempromosikan gagasan-gagasan mereka. Namun, mereka mempunyai mobilitas tinggi dalam oraganisasi; mereka sanggup mengunjungi cuilan lain atau meninggalkan kantor mereka spesialuntuk untuk terlibat dalam komunikasi informal.

Spesialis staf (staff specialists) biasanya paling efektif dalam komunikasi lintas – kanal lantaran biasanya tanggung balasan mereka muncul diberbagai rantai otoritas perintah dan jaenteng yang berafiliasi dengan jabatan. Unit petes dan pengembangan, misalnya, berafiliasi dengan produksi, penjualan, korelasi industri, pembelian, penelitian, dan metode juga dengan pelanggan,untuk petes pelanggan. Spesialis staf sering berafiliasi dengan administrasi puncak, yang memungkinkan mereka memperpendek rangkaian sistem otoriter.

Karena terdapat banyak komunikasi lintas- kanal yang dilakukan seorang jago staf dan orang-orang lainnya yang perlu berafiliasi dalam rantai-rantai perintah yang lain, dibutuhkan kebijakan organisasi untuk membimbing komunikasi lintas- saluran. Sebagai mana yang dikatakan oleh Keith Davis, bahwa untuk memperkokoh peranan komunikasi seorang jago staf maka perlu menerapkan tiga prinsip sebagai diberikut :

1. Spesialis staf harus dilatih dalam keahlian berkomunikasi.
2. Spesialis staf perlu menyadari pentingnya peranan komunikasi meraka.
3. Manajemen harus menyadari peranan seorang jago staf dan lebih banyak lagi memanfaatkan peranan tersebut dalam komunikasi organisasi.

Penyebaran pesan komunikasi sanggup dikatakan efektif apabila didengar dan ipahami, dipercaya , dan dilakukan. Kualitas, kuantitas informasi dan penyebaran pesan dipengaruhi oleh rantai atau mengalirnya informasi, dimana kita tahu bahwa informasi hingga ke bawah bisa dalam bentuk sekaligus atau berturutan. Distorsi pesan sangat ditentukan oleh kemampuan komunikator memberikan pesan. Dalam komunikasi ini untuk mengurangi distorsi maka kehati-hatian, kakurasian dan kelengkapan informasi harus dijaga. Mengecek kembali sumber atau asal informasi sanggup juga dilakukan untuk mengurangi distorsi.

Muatan Komunikasi (Communication Load)

Muatan Infomasi diapahami sebagai jumlah dan kompleksitas pesan yang diterima oleh individu, unit kerja, departemen atau organisasi secara keseluruhan”

Underload	Overload
Terjadi apabila karyawan menarikdanunik diri dari jaenteng komunikasi yang ada di organisasi	Terjadi dikala seseorang, sistem atau organisasi tidak sanggup memproses jumlah informasi yang ia terima
Underload sanggup terjadi karena: 1. Staff terlalu lelah mengulang pertanyaan-pertanyaan yang sama, yang hasilnya membuat mereka malas mempersembahkan informasi. 2. Masalah keterlibatan personal antar individu, bawahan sering tidak mempersembahkan masukan ke atas lantaran secara personal takut berafiliasi dengan atasan, kontak antar individu yang sangat susah sehingga mustahil saling bertukar pesan, perbedaan kepribadian antar satu dengan yang lain. 3. Di satu sisi ada yang sangat ambisius dan sangat energik, sehingga load pesan darinya (menurutnya pas) tetapi pihak lain menganggap underload, kanal yang dipakai sangat jelek dan dedesain kurang efektif	Overload terjadi karena: 1. Kualitas pesan yang disampaikan terlalu kompleks sehingga orang yang mendapatkan tidak sanggup memanfaatkan pesan tersebut. 2. Atau secara kuantitas volume pesan yang diterima oleh satu daerah dalam satu waktu terlalu besar sehingga tidak sanggup ditampung
Underload Jika: 1. Organisasi mengabaikan manusia 2. Karyawan tidak terlibat dalam pembicaraan informal organisasi 3. Tidak ada pengendali komunikasi 4. Saluran komunikasi buntu 5. Jarak fisik 6. Pekerjaan yang terlalu padat 7. Kualitas keputusan tidak memuaskan 8. Kurang terampil berkomunikasi	Overload Jika: 1. Penyebab hampir sama (kebalikannya) 2. underload mengakibatkan keterasingan, kurangnya motivasi dan perilaku acuh 3. overload akan mengakibatkan stress tinggi, galau dan kesalahan
Antisipasi Overload 1. Merangkul dan memdiberi kiprah insan yang ada di dalam organisasi 2. Memdiberikan dan melibatkan dalam pembicaraan-pembicaraan informal dalam organisasi 3. Harus ada pengendali yang bias menarikdanunik karyawan untuk berkomunikasi dan diberinteraksi 4. Mengurangi jarak fisik 9. Memdiberikan waktu luang semoga karyawan sanggup berkomunikasi dan berbaur 10. Memperbaiki kualitas keputusan, sehingga sanggup mempersembahkan motivasi kepada karyawan 11. Memdiberikan peluang berkomunikasi, sehingga karyawan terbiasa dalam memberikan pendapat/informasi kepada orang lain.	Antisipasi Overload Pesan yang disampaikan harus mempunyai isi yang cukup untuk memproduksi outcome yang diharapkan. Pesan harus memuat informasi yang “outstanding” tetapi tidakboleh tercemar dengan pesan yang tidak sanggup dipahami

Untuk mengurangi distorsi maka kehati-hatian, keakurasian, dan kelengkapan informasi harus dijaga. Dalam hal ini para anggota harus bisa menjadi para pengulang pesan yang baik. Jangan menyembunyikan informasi dan mengurangi/menghindari distorsi informasi. Hal ini bukan spesialuntuk untuk menghindari munculnya hambatan informasi dalam organisasi tetapi juga untuk menghindari ketidakpastian informasi terhadap tiruana pihak yang terlibat dalam organisasi. Kita harus mengecek kembali atas atau sumber informasi, dan kita sanggup menilai validitas informasi yang beredar atau hingga kepada kita. Hati-hati terhadap kesimpulan yang berasal dari opini dan bukan fakta.

Sekian artikel perihal Komunikasi Organisasi dan Aliran Informasi Menurut Para Ahli. Semoga bermanfaa.

Daftar Pustaka

• Conrad, Charles & Marshall Scott Poole 2001, Strategic Organizational Communication in a global Economy, Harcourt, USA
• Miller, Katherine 2003, Organizational Communication Approaches and Process, Wadsworth, USA
• Pace, Wayne, Deddy Mulyana (alih bahasa) 2000, Komunikasi Organisasi : Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, Rosdakarya, Bandung

Share this post